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EVENT

Unter dem Menüpunkt Event können Sie Veranstaltungen managen.

Die Grundfunktionen sind:

  1. Anlegen einer Veranstaltung
  2. Planen von Ressourcen
  3. Versand von Einladungen / Terminbestätigungen
  4. Anstoßen von Prozessen bei Ankunft / Beginn einer Veranstaltung

Anlegen einer Veranstaltung

Das System bietet berechtigten Nutzern eine gesonderte Eingabemaske für das Anlegen bzw. die Planung einer Veranstaltung. Hier sind mindestens die folgenden Daten zu erfassen:

  1. Art / Bezeichnung der Veranstaltung
  2. Beginn und Ende der Veranstaltung mit Zeitzone
  3. Ort der Veranstaltung in mindestens 3 Ebenen / Stufen, z.B. Stadt / Standort – Gebäude – Raum
  4. Kostenstellung (mit automatischer Zuweisung der Kosten an die betreffende Kostenstelle durch Anbindung an ERP-System)
  5. Auswahl von Anhängen für die Einladung / Terminbestätigung (z.B. Veranstaltungsprogramm, Anfahrtsbeschreibung)
  6. Eingabe der Teilnehmer mit
    1. Name / Vorname
    2. Firma
    3. E-Mail-Adresse
    4. Mobil-Telefonnummer
    5. KFZ-Kennzeichen
    6. Art / Kategorie des Besuchers
    7. Mindestens 2 Eingabefelder mit definierbarer Bezeichnung (z.B. Anmerkungen zum Besucher, mitgeführte Gegenstände) für freie Texteingabe
    8. Festlegung von Prozessen bei der Anmeldung

Einzelfunktionen

Für das Anlegen einer Veranstaltung erscheint eine Eingabemaske mit unterschiedlichen Eingabefeldern:

  1. Name, Vorname, Firma, Mobilnummer, E-Mail-Adresse und KFZ-Kennzeichen als Textfelder mit freier Texteingabe
  2. Zeitfelder mit Kalenderfunktion
  3. Zeitzone mit Auswahlmenü
  4. Auswahlmenüs für Benachrichtigungen, Kostenstelle, Art des Besuchers und Anmeldeprozesse

Optional besteht die Möglichkeit, Eingabehilfen einzurichten; z.B. durch Übernahme von bereits vorhandenen Daten in internen Datenbanken; z.B. Mitarbeiterstamm, Fremdfirmenangehörige, Teilnehmer vorheriger Veranstaltungen.

Das System bietet außerdem die Möglichkeit, folgende Aktionen und Workflows einzurichten:

  1. Automatischer Versand von Nachrichten und Dateien an Teilnehmer  – auch mit QR-Code für Externe – und Beteiligte (z.B. Catering)
  2. Automatisches Anstoßen von Prozessen bei der Anmeldung
  3. Freigabe von definierten Zufahrten / Parkbereichen bei Eintrag eines KFZ-Kennzeichens (mit Anbindung von Drittsystemen, z.B. einer KFZ-Kennzeichenerkennung)
  4. Zuweisen von Kosten auf die ausgewählte Kostenstelle
  5. Buchungsmöglichkeit für Ressourcen aus dem angelegten Ressourcen-Pool mit den jeweils hinterlegten spezifischen Workflows

Bei Anlegen einer Veranstaltung werden die eingerichteten und ausgewählten Aktionen und Workflows vom System automatisch ausgeführt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dialoge zu konfigurieren, um beispielsweise die Zusage der eingeladenen Gäste zu registrieren.

Der Veranstalter / Gastgeber des Events kann mit einer übersichtlichen Oberfläche den Status der Veranstaltung einsehen – Beispielsweise eine Übersicht über den Status der Zusagen, über die bereits angemeldeten Gäste mit Status der Parkraumbelegung am Tag der Veranstaltung, über die noch anwesenden und bereits abgereisten Gäste usw.

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