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Vorlagen

JAMES erstellt an vielen Stellen Emails, Benachrichtigungen oder andere Elemente, welche eine kommunikative Interaktion mit dem Anwender, Gast oder einer anderen im Prozess beteiligten Person etablieren.

Diese Vorlagen können kundenspezifisch frei gestaltet und angepasst werden.

Die Übersicht als auch der entsprechende Editor können unter SystemManager -> Systemverwaltung -> Vorlagen gefunden werden.

Aktuell können folgende Vorlagen können im System verwaltet werden: (die Sortierung ist alphabetisch)
Das_Arbeiten_mit_dem_Editor als auch die Verwendung von Variablen und Platzhaltern sind in einem separaten Artikel erklärt. Grundsätzlich können die Nachrichtenvorlagen Text, Bilder, Verweise, etc enthalten.

Die Vorlange können einen großen Satz an Variablen verarbeiten. Die jeweiligen Variablen sind in einem separaten Artikel beschreiben James_Template_Variablen


Vorlage message_appointment_need_approval.tpl

Vorgänge wie z.B. Einladungen bedürfen manchmal eine Freigabe. Dies Vorlage wind verwendet zu Erstellung der Nachricht an den Freigeber / Vorgesetzten / etc.


Vorlage message_appointment_pospone.tpl

Falls ein Termin verschoben worden ist, wird diese Vorlage verwendet zur Erstellung der Nachricht an den/die Gast/Gäste.


Vorlage message_appointment_rejected.tpl

Manche Termintypen bedürfen einer Freigabe eines Vorgesetzten oder einer anderen Person/Abteilung im Unternehmen. Sollte eine Freigabe verwährt werden, so wird diese Vorlage entsprechend verarbeitet.


Vorlage message_appointment_rejected_visitor.tpl


Vorlage message_appointment_res_new.tpl

JAMES verwaltet nicht nur Personen. Jede Ressource kann entsprechend auch einen s.g. Service Owner enthalten. Falls diese im System hinterlegt ist, so wird diese Vorlage verwendet, wenn eine Ressourcenbuchung erfolgt ist.


Vorlage message_appointment_res_skip.tpl

Falls eine bereits gebuchte Ressorource aufgrund einer Änderung oder kompletten Ausfalls eines Termins nicht mehr benötigt wird, so wird diese Vorlage entsprechend verarbeitet.


Vorlage message_appointment_res_update.tpl

Bei Aktualisierungen und Änderungen von Buchungen mit eingebundenen Ressourcen, wird diese Vorlagen verarbeitet.


Vorlage message_appointment_visitor_skip.tpl

Falls ein Termin abgesagt wird, kann das System den Gast ebenfalls benachrichtigen. In diesem Fall wird diese Vorlage verarbeitet.


Vorlage message_att.tpl

Diese Vorlage ist an sich die wichtigste im System. Diese Vorlage regelt das Aussehen und Inhalt der Nachricht an den Besucher! Geben Sie sich besonders Mühe bei der Anpassung dieser Vorlage. Wir haben im Wiki einige Beispiele aufgeführt zwischen kurz und informativ bis hin zu multimedial Aufwendig.

Binden Sie eventuell auch Ihre Kommunikationsabteilung oder Ihr Marketing ein. Erster Eindruck zählt!


Vorlage message_att_remove.tpl

Falls ein Besucher/Gast aus einem bestehen Termin entfernt wird, so wird die Nachricht über diese Vorlage verarbeitet.


Vorlage message_cc_att.tpl

In JAMES gibt es den Gasttyp „Info only CC“. Sollte ein Teilnehmer eines Termins mit diesem Flag gekennzeichnet sein, erhält er eine andere Nachricht als ein regulärer Gast. In den Fall wird entsprechend diese Vorlage verarbeiet.


Vorlage message_host_new_user.tpl

Ein neuer Portalbenutzer enthält beim James Systeme eine entsprechende „Welcome“ Nachricht. Diese kann und sollte entsprechend auch auf Ihre Organisation angepasst werden. Die Nachricht sollte eine kurze Anleitung, eventuell Verweise auf intere Wikis und Anpsprechpartner beinhalten.


Vorlage message_notification_checked_in.tpl

Falls im Termin die Funktion „Info bei Checkin“ aktiviert ist, so wird diese Vorlage verwendet um den Gastgeber einen Email zu senden. Diese Nachricht kann kurz und knapp ausfallen. Falls Ihr Gebäude mehrere Zugänge hat, so ist es besonders Interessant, WO sich der Gast auf dem Gelände/Campus eingecheckt hat?


Vorlage message_org.tpl

Nach erfolgreicher Erstellung und soweit notwendig einer positiven Freigabe, wird dies Vorlage verwendet um den Gastgeber zu benachrichtigen.


Vorlage message_org_skip.tpl

Sollte eine Veranstaltung abgesagt werden, wird dies Vorlage verwendet um den Gastgeber ( Veranstalter, Host ) zu benachrichtigen


Vorlage message_global_cc_att.tpl

Manche Anwender versenden das Feature „Global CC“. Dieses bedeutet dass ALLE Nachrichten an extern Gäste an einen bestimmten Personenkreis per BCC kopiert werden. Bei spontanen Gästen würde diese Vorlage verwendet werden, zur Erstellung der BCC Nachricht an den Infoverteiler.
Das Global CC Feature könnnen Sie unter SystemManager -> Systemverwaltung -> Systemvorgaben -> Terminbenachrichtigungen (E-Mail) konfigurieren


Vorlage message_spont_cc_att.tpl

Manche Anwender versenden das Feature „Global CC“. Dieses bedeutet dass ALLE Nachrichten an extern Gäste an einen bestimmten Personenkreis per BCC kopiert werden. Bei spontanen Gästen würde diese Vorlage verwendet werden, zur Erstellung der BCC Nachricht an den Infoverteiler.
Das Global CC Feature könnnen Sie unter SystemManager -> Systemverwaltung -> Systemvorgaben -> Terminbenachrichtigungen (E-Mail) konfigurieren

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