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Übersicht aller Termine. Diese Ansicht kann angepasst werden. Im Standard wird eine tabellarische Übersicht mit Datum, Uhrzeit, Status, Anlass und den eingeladenen Besuchern geladen. Grundsätzlich sieht jeder Anwender nur seine eigenen Termine. James kann jedoch auch anhand von Hierarchien einer Organisation die Einsicht in Termine von anderen Steuern. Beispiel: der Teamleiter kann die Termine seiner […]
Die Terminanlage ist weitestgehend in zwei Teile aufzuteilen. Die generelle Terminanlage, sowie die Auswahl der Besucher. Für eine Terminanlage wird mindestens der Anlass sowie das Datum des Beginns und das Ende benötigt. Alle anderen Felder sind optional, sollten jedoch so gut es geht ebenfalls verwendet werden. Nachdem die grundsätzlichen Angaben gemacht worden sind und über »Weiter« der […]
Die Arbeitswelt der Zukunft verändert bekannte Strukturen und Gewohnheiten. Für Unternehmen ist es nicht immer einfach, Prozesse neu zu strukturieren und sich an die veränderten Bedingungen anzupassen. JAMES bietet mit dem Modul »Flying Desk« einen eigens dafür konzipierten »Werkzeugkoffer« an, der es Unternehmen erleichtern soll, diese neuen Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Unter dem Punkt Flying Desk […]
Unter dem Menüpunkt Event können Sie Veranstaltungen managen. Die Grundfunktionen sind: Anlegen einer Veranstaltung Planen von Ressourcen Versand von Einladungen / Terminbestätigungen Anstoßen von Prozessen bei Ankunft / Beginn einer Veranstaltung Anlegen einer Veranstaltung Das System bietet berechtigten Nutzern eine gesonderte Eingabemaske für das Anlegen bzw. die Planung einer Veranstaltung. Hier sind mindestens die folgenden […]
Mit der Assistenten-Funktion finden Sie Termine, Ressourcen und Räume und sehen so auf einen Blick, was wann verfügbar ist.
Das Logistik Dashboard bietet eine Übersicht über Logistikvorgänge. Informationen zum Logistik Modul als auch dem Dashboard finden Sie unter den entsprechenden Artikeln.
Informationen zur Anlage eines Logistikvorganges finden Sie im entsprechenden Artikel.
Nicht alle Besuchervorgänge können vorab erfasst werden. Mancher Gast kommt spontan und ohne vorherige Anmeldung. Damit ein Vorgang am Empfang trotzdem erfasst werden kann, kann dieser über die Funktion des spontanen Besuchers in JAMES angelegt werden. Hier wird nur eine begrenzte Menge an Informationen hinterlegt. Die Notwendigkeit auch spontane Gäste zu erfassen ist vorrangig eine […]
Der Global Desk ist eine angepasste Ansicht der Termine für den Empfang. Diese Maske ist optimiert für Touch-Arbeitsplätze, um eine möglichst schnelle Interaktion mit dem System zu etablieren. Die Hauptansicht der Tagesplanung wird alle 5 Minuten automatisch neu geladen, sodass neu erfasste Termine zeitnah im Global Desk sichtbar sind. Die Ansicht kann natürlich jederzeit manuell […]
Sobald ein Besucher eingecheckt wird, ist dieser aus Sicht des System »auf dem Gelände«. Diese Information ist nicht nur wichtig für den allgemeinen Überblick über externe Personen, sondern besonders im Falle einer Sondersituation wie z.b. Brand und fort folgend eine Evakuierung. Über »Meine Besucher« erhält der Gastgeber den Status aller seiner aktuellen Gäste. Analog der Termine kann die […]
Besucher können nur eingeladen werden, wenn diese bereits als »Kontakt« vorhanden sind. Dieses hat diverse Gründe: Einerseits das Ersparen von Mehrfacherfassungen und das einfache Auswählen per Klick aus während der Terminanlage. Andererseits wird im Kontakt die Besuchshistorie geführt, sowie eventuelle Schulungen und Unterweisungen. Regulär werden Kontakte global vorgegeben. Diese können sowohl aus JAMES direkt stammen oder aus […]
An eine jede Einladung können optional weitere Dokumente angehängt werden. Wie auch bei den den persönlichen Kontakten können eigene Dokumente in das Portal hochgeladen werden. Diese sind bei der Erstellung einer Einladung nur im jeweils eigenen Kontext sichtbar. Über den System-Manager können von Benutzern angelegte Dokumente zu einem globalen Dokument umdefiniert werden. Dann würde dieses […]
Unter dem Punkt Warehouse verbirgt sich ein Tool zur Koordination von Paketsendungen. Mit diesem können Sie eine eigene Poststelle aufbauen und sowohl angekommenden Lieferungen als auch rausgehende Pakte verwalten.
Die Fremdfirmenverwaltung ergänzt das Besuchermanagement um die typischen Inhalte und Prozesse rund um den Einsatz von Fremdfirmen bzw. deren Mitarbeiter im Unternehmen.
Über die Zeit füllt sich das System mit immer mehr Datensätzen. Um diese schnell zu finden, bietet JAMES die Suche an. Die Suchfunktion ist eine sogenannte Volltextsuche und durchsucht aktuell folgende Felder: Termin: Den Anlass oder Terminbeschreibung Besucher: Den Namen oder Vornamen eines Besuchers Firma: Den Firmennamen Kennzeichen: Soweit im Kontakt hinterlegt, das amtliche Kennzeichen […]
Im Menüpunkt Einstellungen finden sich die vier Unterpunkte: Passwort, Konto, Filter und Global Desk. Um ein »Passwort« zu ändern, muss zuerst das alte angegeben werden und dann eine neues welches bestätigt werden muss. Die Terminfilter welche in der Ansicht angezeigt werden, können über den Punkt »Filter« bearbeitet werden. Beispiel: Wenn Sie die Termine der nächsten drei Tage angezeigt bekommen […]