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Veranstaltungen, Konferenzen und Events

Digitales Prozessmanagement mit Sicherheits-Fokus

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Ob Firmenfeier, Hausmesse, Aktionärsversammlung, Konzert, Party oder Kongress – mit unserem Besuchermanagement JAMES können Sie die entstehenden Prozesse von vorn bis hinten planen und nachhalten.

Hierfür stehen Ihnen eine ganze Reihe von Funktionen zur Verfügung, die das Management von Besuchern erleichtern und Prozesse digitalisieren und vereinfachen. Unsere interaktiven Kiosksysteme erleichtern zum Beispiel den Check-in Prozess und versetzten die Besucher in die Lage, sich autark ein- und auszuchecken.

Aber nicht nur das Besuchermanagement steht hier im Fokus. Auch organisatorische Abläufe wie die Raumverwaltung, die Parkplatzverwaltung oder auch die Buchung von Ressourcen lassen sich mit JAMES planen und abwickeln. Und für den Ernstfall stehen sogar eine Alarmierung und Evakuierung zur Verfügung.

So sorgen Sie nicht nur für eine reibungslose Planung und Koordination Ihrer Veranstaltung, sondern zudem auch für die umfassende Sicherheit Ihrer Gäste.

Die wichtigsten Features für Ihr Eventmanagement-Prozesse

Um sich in bestehende Prozesse nahtlos integrieren zu können, ist natürliche eine Anbindung an bereits vorhandene und sehr unterschiedliche Hard- und Software erforderlich. Daher haben wir bei der Entwicklung von unserer Besucherverwaltung besonders viel Wert, auf ein höchstmögliches Maß an Flexibilität gelegt.

Self Check-in Terminals

Unsere Self Check-in Terminals (Kiosksysteme) sind ausgestattet mit einem Full-Touch Display und einem QR-Code Leser. Optional ist auch ein Leser für die Zugangskontrolle oder eine Intercom-Einheit sowie Kameras anbindbar. Selbstverständlich gibt es einen mehrsprachigen Begrüßungsbildschirm für den Gast, auf dem ebenfalls Dinge wie Geländekarten, Kontaktinformationen, Videos und vieles mehr angezeigt werden können. So kann das Terminal auch während der Veranstaltung als Informationsterminal genutzt werden.

Einladungen / Eventmodul

Selbstverständlich können auch Eventeinladungen über JAMES abgewickelt werden. Dazu importieren Sie einfach ihre Teilnehmerliste in JAMES mithilfe des Eventmoduls. Die Software erstellt daraus automatisch die jeweiligen Kontakte. Diese können dann per Mail eingeladen werden und erhalten zusammen mit der Einladung einen QR-Code für en Check-in, eine Kalenderdatei (ICal, Outlook, Google Kalender) und eine Anfahrtsbeschreibung. Optional können Sie aber auch Marketingunterlagen, das Veranstaltungsprogramm oder andere Informationen ihrer Wahl mitsenden.

Workflow-Modul

Mit dem Workflow-Modul lassen sich Workflow-Prozesse koordinieren, steuern und überwachen. Planen Sie z.B. eine Veranstaltung, setzt sich dieser Prozess aus diversen Teilprozessen zusammen. So müssen z.B. Räume vorbereitet und Catering bestellt und aufgebaut werden. Hier können mithilfe des Moduls sogenannte Show Stopper definiert werden. Der Prozess geht also erst nach Erledigung dieser entsprechenden Aufgabe weiter. Das bedeutet z.B., ist der Raum noch nicht vorbereitet, kann das Catering noch nicht aufgebaut werden. Die Prozesse und Teilprozesse sind für jeden Mitarbeiter sichtbar und helfen so, die Abstimmung mit dem gesamten Team zu vereinfachen.

Raumbuchung

Sehen Sie welche Räume zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen und buchen Sie diese einfach für Ihren Termin. Des Weiteren können Sie über diese Funktion auch direkt die passenden Ressourcen wie z.B. ein Catering oder zusätzliche Sitzgelegenheiten mitbuchen. Auch ein Blick in den Raum ist durch hinterlegtes Bild- oder Videomaterial möglich. So können Sie schon vorher entscheiden, ob dieser Raum für ihr Vorhaben ausreichend ist.

Ressourcen Buchung

Mit dieser Funktion buchen Sie ganz einfach Ressourcen zu Ihrem Termin oder Ihrer Veranstaltung hinzu. Unter Ressourcen verstehen wir aber nicht nur den Beamer oder das Flipchart, sondern praktisch alles kann als Ressource angegeben werden, wenn es für Ihren Prozess Sinn macht. So können z.B. auch Fensterbänke als solche zu einem Termin mit den Fensterputzern dazu gebucht werden. So werden automatisch alle Personen mit einer Fensterbank benachrichtigt, wenn die Reinigungsfirma im Haus ist und können die Fensterbänke im Vorfeld schon frei räumen.

Parkplatzmanagement

Das Verwalten von Ressourcen wie z.B. Parkplätzen ist ein integraler Bestandteil unserer Besucherverwaltung. Mit JAMES können Sie Parkplätze ganz individuell und zeitlich befristet zuteilen und behalten jederzeit den Überblick über die Auslastung Ihres Parkplatzes. Zusätzlicher Bonus: Der Besucher/Lieferant muss auf der Suche nach einem freien Parkplatz nicht unnötig herumfahren. Das entspannt die Verkehrssituation auf Ihrem Gelände und sorgt ebenfalls für ein gutes Gefühl bei Ihrem Gast.

Leitsysteme

Dank MIDAS, unserer Software zur mobilen Informationsverteilung, lassen sich die meisten (auch schon angebrachte Screens) zu einem aktiven Leitsystem umfunktionieren. Diese ist nicht nur zur Orientierung Ihrer Gäste vorteilhaft, im Falle einer Alarmierung und Evakuierung kann es buchstäblich Leben retten. So können die einzelnen Screens bei einer Evakuierung so mit Piktogrammen versehen werden, dass sie die Fluchtwege anzeigen und die Personen auf dem schnellsten Weg zum Sammelplatz leiten. Natürlich können diese aber auch für die Orientierung z.B. auf einem Festivalgelände genutzt werden.

Evakuierung

Eine schnelle und umfassende Evakuierung von Gästen und Personal kann mitunter schwierig sein. Um dem entgegen zu wirken, sind unsere Systeme miteinander vernetzt (integrierte Lösungen). So können Informationen über die Anzahl und den Standort von Gästen und Personal auf Ihrem Gelände von JAMES direkt an MIDAS übermittelt werden. So stellen Sie sicher, dass auch nicht ortskundige Personen im Falle einer Alarmierung benachrichtigt und evakuiert werden können. Zudem stehen Ihnen mit unseren Sammelplatzlösungen sowie unserem Leitsystem weitere Möglichkeiten rund um die Evakuierung zur Verfügung.

Alarmierung

Unsere Softwaresysteme sind stark verzahnt und bieten dadurch diverse Vorteile. So zum Beispiel auch unsere Alarmserver ROGER, der in Verbindung mit unserem Besuchermanagement und unter Anbindung der jeweiligen Zutrittskontrolle, zuverlässig Gäste, Mitarbeiter und Fremdfirmen auf Ihrem Gelände alarmiert. Dabei kann der Grund der Alarmierung vielfältig sein. Diverse Alarmierungsoptionen stehen Ihnen für jeden Alarmfall zur Verfügung – sei es Feueralarm oder Bombendrohungen als auch im Fall von Übergriffen, Amok oder Terroralarm.

Prozessbeispiel: Eventmanagement

Auf dieser Seite finden Sie eine Timeline, in der wir exemplarisch einen Eventmanagement-Prozess abgebildet haben. Dieser beginnt bereits bei der Planung und geht über die Einladung bis hin zur Nachbereitung in Form von Abrechnung der Kostenstellen, etc..

Der gesamte Prozess ergibt sich aus dem Zusammenspiel zwischen unserer Besuchermanagementsoftware JAMES sowie weiteren Software-Modulen wie zum Beispiel der Alarmierung und Evakuierung, welche ebenfalls als JAMES Module zur Verfügung stehen.

Mehr Beispiele in Form von weiteren Timelines finden Sie in unserer Broschüre »Prozesse einfach etablieren«. Hier zeigen wir in zahlreichen, in der Praxis gelernten Prozessbeispielen, unterschiedliche Anwendungsgebiete – von der Logistik bis hin zum Management von Fremdfirmen.

Um diese Broschüre zu erhalten, klicken Sie einfach auf den unten stehenden Button auf dieser Seite und laden die Broschüre als PDF herunter.